E–Rechnung für Architektinnen und Architekten
Inhalt
Ab 1. Januar 2025 wird die E–Rechnung in Deutschland verpflichtend. Alle deutschen Unternehmen – auch Architektur- und Ingenieurbüros – müssen dann E–Rechnungen empfangen und ordnungsgemäß archivieren können. Die Einführung der E–Rechnung bietet die Chance die eigenen Prozesse zu optimieren und die Potentiale der Digitalisierung durch eine vollständige Automatisierung auszuschöpfen.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten digitalen Format erstellt, übermittelt, empfangen und archiviert wird. Dies ermöglicht eine maschinelle Verarbeitung und eine medienbruchfreie Buchung, Prüfung und Freigabe. Standardisierte Formate in Deutschland sind ZUGFeRD und XRechnung.
Die Einführung der E-Rechnung bietet zahlreiche Vorteile:
- Zeitersparnis: Durch die automatische Verarbeitung und Prüfung von Rechnungen werden doppelte Arbeitsgänge vermieden.
- Kostenreduktion: Die Rationalisierung von Büroprozessen führt zu Kosteneinsparungen.
- Umweltfreundlichkeit: Die Reduktion von Papierkosten trägt zur Umweltbewusstheit bei.
- Erhöhte Zuverlässigkeit: Die elektronische Verarbeitung sorgt für eine präzisere und verlässlichere Buchhaltung.
Architekturbüros müssen sich auf die neuen Anforderungen vorbereiten:
- Softwareanpassungen: Es ist notwendig, Büro- und Projektmanagement-Software zu aktualisieren oder neue Software zu erwerben, die E-Rechnungen erstellen und verarbeiten kann.
- Schulung der Mitarbeiter: Mitarbeiter müssen in der Nutzung der neuen Software und den neuen Prozessen geschult werden.
- Datensicherheit: Die Sicherheit und der Datenschutz der elektronischen Rechnungen müssen gewährleistet werden.
Übergangsregelungen:
Bis Ende 2027 gibt es Übergangsregelungen, die es erlauben, Papierrechnungen weiterhin zu verwenden, sofern der Auftraggeber zustimmt. Ab 2028 sind die neuen Vorgaben dann zwingend einzuhalten.
Fazit:
Die Einführung der E-Rechnung ab 2025 stellt eine bedeutende Veränderung für Architekturbüros dar. Durch die Vorbereitung und Anpassung der Prozesse und Software können jedoch zahlreiche Vorteile genutzt werden, die die Effizienz und Nachhaltigkeit im Büroalltag steigern.